A técnica do pomodoro

…ou como um relógio de cozinha pode aumentar a sua produtividade na era do multitasking.

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A Técnica do Pomodoro é um método de gestão de tempo criado pelo italiano Francesco Cirillo que durante a sua época de Faculdade tinha imensa dificuldade em ficar focado no estudo. Um dia, ao olhar para um relógio de cozinha com a forma de um tomate (pomodoro, em italiano) teve a ideia de começar a dividir o tempo em ciclos de trabalho e de descanso.

A técnica do podomoro consiste no seguinte:

1.Um pomodoro é um ciclo de trabalho que dura 25 minutos. Durante esse tempo não deve fazer mais nada além da tarefa que determinou (por exemplo, estudar o capítulo de um livro, escrever um relatório, actualizar o seu blog, preparar uma reunião etc.)

Coisas simples como abrir o email, ir ao facebook ou levantar-se para beber água, serão adiadas para o final do ciclo de 25 minutos.

Se entretanto se lembrar de algo urgente que tenha para fazer, anote na sua lista de tarefas urgentes. Se alguém o interromper,  tente educadamente fazer com que a pessoa volte mais tarde.

2. Terminado o ciclo de 25 minutos de trabalho, faça uma pausa de 5 minutos. E agora sim, pode ir ao facebook, ao email, pode descansar, espairecer ou até fazer alongamentos 🙂 .

3. A cada quatro pomodoros faça um descanso maior, de 15 minutos,  aproveite-o bem, relaxe e recarregue energias!

Para começar a usar a Técnica do Pomodoro, deve fazer uma lista de tarefas para o dia e determinar quanto tempo demorará a execução de cada uma, ou seja quantos pomodoros.

A Técnica do Pomodoro ensina a criar e a gerir listas de tarefas, mas na minha opinião não é muito eficiente nesse área. Para a criação e gestão de listas de tarefas prefiro usar o sistema ZTD (que é baseado no GTD no David Allen)  que abordarei num próximo post.

Para implementar a Técnica do Pomodoro pode recorrer ao  tradicional relógio de cozinha, ou poderá fazer download de uma das muitas aplicações disponíveis para pc ou smartphone. Pode ver algumas aqui e aqui.

O mais importante na Técnica do Pomodoro é aprender a lidar com as interrupções:

1. As nossas interrupções internas, aquela vozinha interior que fica o tempo todo a pedir para ir ao facebook, para espreitar o telemóvel, para comer um chocolate ou então resolve ter ideias fantásticas sobre outro assunto qualquer ou lembrar-se de uma tarefa importante que ficou esquecida. Diga à sua voz interior que tudo isso pode esperar uns minutos, até que o pomodoro que temos em mão esteja concluído.

2. As interrupções dos colegas de trabalho, do chef, da família…Estas são as mais difíceis de gerir, mas com tempo, paciência e muita delicadeza  podemos fazer com que o outro perceba que estamos num momento de single-tasking e que mais tarde lhe daremos toda a nossa atenção.

Resumidamente a Técnica do Pomodoro consiste em trabalhar numa tarefa de forma concentrada durante 25 minutos e, no final desse tempo somos recompensados com 5 minutos para fazermos o que quisermos (navegar na net, enviar sms etc.). Funciona muito bem para completar as tarefas, principalmente aquelas que temos tendência para procrastinar!

Eu estou adorar usar!

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Multitarefas ou monotarefas?

As pessoas já não estão só a cozinhar — estão a cozinhar, a mandar mensagens, a falar ao telefone, a acompanhar o YouTube e a carregar fotos da refeição incrível que acabaram de fazer. O designer Paolo Cardini questiona a eficiência do nosso mundo de multitarefas e defende — pasme-se — as “monotarefas”.

Será que as multitarefas e o hábito de procrastinar estão relacionados?
Procrastinar consiste em adiar as tarefas importantes que temos em mãos. Geralmente arranjamos outras coisas, menos importantes ou até completamente irrelevantes, como desculpa para não fazermos o que é mais importante.

Quantas vezes não estamos sentados em frente aos nossos computadores a tentar trabalhar num projecto importante e surgem pensamentos do tipo:

– “já que estou no computador, vou aproveitar para ver se tenho alguma notificação no facebook”
– ” ah…e o meu blog favorito, será que tem novos posts?”
– ” falta a garrafa de água aqui na mesa….tenho que ir buscar”
etc.

Isto acaba por ser multitasking. Tentamos fazer várias outras coisas em simultâneo com o que era importante.
Entretanto já se passou mais de meia hora e ainda não fizemos grande coisa no tal projecto. Arranjamos várias outras coisas para fazer e deixamos a vontade e a concentração para fazer o tal trabalho irem embora.

E se nos dedicarmos inteiramente ao nosso projecto importante durante um período razoável de tempo e deixarmos as tarefas menores para depois?

É mais ou menos isso que sugere a Técnica do Pomodoro. Em breve farei um post sobre ela!